28.11.2017
Blogi: Ville Markkanen

Arkistojen aarteita vai turvattomia tietoja?

Toimistotyöläisen pahin vihollinen seuraa kaikkialle, missä hän on. Osaatko tuhota oikein? Miten arkistojen aarteet eivät muutu turvattomiksi tiedoiksi? Entä miten yrityksessäsi on ollut tapana toimia paperisten arkistojen tuhoamisessa? Monessa organisaatiossa tiedetään, että vanhat mapit ja paperit tulee heittää turvaroskikseen. Valitettavasti ajatus jää välillä puolitiehen.

Usein organisaatiot ja yritykset siivoavat viimeisiä mappeja ja arkistojaan loppuvuodesta. Sähköinen arkistointi yleistyy ja materiaaleja digitalisoidaan. Kun arkistot ovat sähköisessä muodossa, myös elinkaaren hallinta on helpompaa. Materiaali luodaan suoraan sähköiseen järjestelmään tai ladataan digitaaliseen järjestelmään. Käytössä oikean asiakirjan etsiminen helpottuu huomattavasti metadatatietojen avulla ja tuhoaminenkin on hallittua.

Käytännössä paperittomaan toimistoon siirtyminen vaatii kuitenkin tehokkaat tuhotoimet. Jos yrityksessä ei ole vielä kokonaan siirrytty paperittomaan toimistoon ja sähköiseen arkistointiin, on nyt hyvä hetki miettiä arkaluontoisen materiaalin elinkaaren loppua. Vuoden viimeisinä viikkoina sekä käynnistyvään tilinpäätösaikaan syntyy paljon pois heitettävää materiaalia: luottamuksellisia laskelmia, pöytäkirjoja sekä esimerkiksi henkilö- ja tilitietoja kokoavia raportteja. Tuhottava materiaali voi mappien ja tulosteiden ohella olla myös esimerkiksi kiintolevyjä, työvaatteita, cd-romppuja ja prototyyppejä.

Ennen joululomalle lähtöä onkin syytä tunnistaa vaaralliset rutiinit. Papereiden ja mappien loppusijoituspaikka ei ole koskaan toimiston paperinkeräyslaatikossa saatikka sekajätteen joukossa, vaan lukollisessa tietoturvasäiliössä. Joko sinulla on tällainen säiliö? Oikeaoppinen säiliö vastaa myös EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin.

Encore Tietoturvapalvelu täyttää jo tänä päivänä uudet tiukentuvat turvallisuusvaatimukset. Me takaamme yrityksesi luottamuksellisen aineiston asianmukaisen tuhoamisen lukittujen ja RFID-merkittyjen turvasäiliöidemme avulla. Saat palvelusta aina tuhoustodistuksen, jonka avulla osoitat, että yrityksesi paperiset tiedot on tuhottu oikein.

Nyt tuumasta toimeen ja tilaa oppaamme avuksi fyysisten materiaalien tuhoamiseen!

Ville Markkanen
Myyntipäällikkö
Encore Palvelut