Tilinpäätös- ja tilintarkastusaika tuo jälleen uhan: asiakirjat ja digitallenteet tuhottava dokumentoidusti

Valtakunnallisia ympäristö- ja kierrätyspalveluja tarjoava Paperinkeräys korostaa yrityksiä tuhoamaan asianmukaisesti vanhat arkistot ja mapit. Tilinpäätös- ja tilintarkastusaika sekä lähestyvät yhtiökokoukset tuottavat mittavan määrän luottamuksellista aineistoa. Niistä merkittävä osa on edelleen tulosteina ja alkuperäisinä paperiasiakirjoina. Kaikki väliversiot, hahmotelmat sekä tietenkin vanhat ja luopumisvapaat arkistot ja mapit aiheuttavat vakavan tietoturvauhan, mikäli tuhoamista ei tehdä hallitusti.

”Keväällä 2018 voimaan tuleva tietosuoja-asetus vaatii yrityksiä käsittelemään ja säilyttämään henkilötietoja yhtenäisesti ja uuden asetuksen vaatimalla tavalla. Muutos on merkittävä ja se koskee sekä digitaalisessa että paperissa muodossa olevia henkilötietoja sisältäviä dokumentteja”, kertoo Encore Palveluiden asiakkuusjohtaja Karel Nieminen.

Encore Palvelut on Paperinkeräyksen yrityspalveluiden brändi, joka kattaa kaikkien yrityksissä kerättävien jätteiden käsittelyn uudeksi raaka-aineeksi.

Pahin uhka on ihminen itse

Encore Palveluiden Nieminen tietää, että pahin tietoturvauhka on työntekijä itse. Yksikin tavalliseen paperinkeräyslaatikkoon saatikka roska-astiaan heitetty dokumentti voi aiheuttaa vakavan riskin yrityssalaisuuksille. Sama pätee digitaalisiin laitteisiin, kuten hylättyihin kännyköihin, tallennuslaitteisiin ja tietokoneisiin. Vaikka tieto onkin jo melkein poikkeuksetta pilvessä, niin suurin osa tallentaa varmuuskopioita myös kovalevylle tai koneensa työpöydälle. Oma lukunsa ovat niin helposti hukkuvat muistitikut. Tuollaiseen dataan on helppo päästä käsiksi.

”Yksiselitteisesti paras ja oikea ratkaisu on lukollisen ja RFID-sirulla varustetun turvasäiliön hankkiminen toimistoon. Säiliöön tiputetaan kaikki tuhottavat mapit sellaisenaan, kuten myös yksittäiset tulosteet ja alkuperäiset paperit. Vain auktorisoitu henkilö saa hakea säiliön ja viedä sen auktorisoituun tuhoamisyksikköön. Siellä arkistoista tehdään niin pientä silppua, että sitä ei voi enää tunnistaa. Ja aines päätyy jälleen raaka-aineeksi”, asiakkuusjohtaja Karel Nieminen kertoo.

Niemisen mukaan digitaalinen, rikkinäinen tai vanhentunut välineistö kuuluu sekin lukolliseen SER-rullakkoon. Tyhjennysprosessista vastaa myös erikseen koulutettu ja auktorisoitu Encore-asiantuntija. Asiakas saa aina tuhoamistodistuksen, jolla voidaan varmistua aukottomasta palvelusta.

Lisätietoja:

asiakkuusjohtaja Karel Nieminen, puh. 040 768 5594, karel.nieminen@paperinkerays.fi
asiakaspalvelu@encorepalvelut.fi
www.encorepalvelut.fi